Bisher mussten Gäste, die wissen wollten, ob zu einem bestimmten Termin Zimmer frei sind, bei der Tourist-Information anfragen. Deren Mitarbeiter wiederum klemmten sich daraufhin ans Telefon, um alle in Frage kommenden Vermieter abzufragen. Teilweise wurde dies auch von den Vermietern mittels Info-Fax erledigt. Die so gemeldeten Termine mussten dann manuell in ein Word-Dokument eingetragen werden, das in einem Schaukasten ausgehängt wurde. Der Nachteil: Die Liste der frei gemeldeten Zimmer war selten auf dem aktuellen Stand, erklärte der Bürgermeister. Kurzfristige Anfragen oder Anrufe an Wochenenden machten es nahezu unmöglich, die Liste aktuell zu halten. Die manuelle Aktualisierung erfordere zudem einen erheblichen Arbeitsaufwand.

Professioneller Gästeservice

Das soll sich schon bald ändern. Ein Info-Tool auf den Internetseiten der Stadt soll ständig aktuell freie Zimmer in Iphofen und den Stadtteilen melden. Jeder Betrieb der Zimmer vermietet, kann dort selbst seine freien Zimmer eintragen und erhält so die Chance, seine Kapazitäten besser auszulasten. Mend sieht in dem Angebot eine Möglichkeit, das Internet als Marketinginstrument besser zu nutzen und den Gästeservice weiter zu professionalisieren. Die telefonische Freimeldung soll dann entfallen.

„Die Anschaffung dieser zeitgemäßen Technik stellte eine Wirtschaftsförderung für den gesamten Tourismusbereich dar“, warb Mend um Zustimmung und rannte bei den Ratsmitgliedern offene Türen ein. Vor allem diejenigen, die selbst mit dieser Technik bereits positive Erfahrungen sammelten, waren sofort dafür. Jörg Schanow berichtete, dass die Firma Knauf jede Menge Sekretärinnen damit beschäftigen müsse, wenn es darum gehe, für Firmenkunden telefonisch Zimmer zu suchen. Ein solches Meldesystem sei heute Standard, so Schanow.

Mend teilte mit, dass auch die Touristinformation in Volkach Interesse an diesem Buchungssystem habe. Da die Internetseiten beider Städte vom selben Unternehmen betreut würden, ergebe sich, wenn beide Städte einsteigen, ein Sparpotenzial. Dieses würde sich noch steigern lassen, wenn sich weiter Gemeinden im Landkreis anschließen würden. Der Anbieter, Eikona, habe sich für diesen Fall zu einem weiteren finanziellen Entgegenkommen bereit erklärt.

Auf Iphofen zugeschnitten

Das angebotene Zuzsatzprogramm sei weitgehend auf die Bedürfnisse Iphofens zugeschnitten und lasse sich problemlos in den Internetauftritt integrieren, erklärte Mend. Der Vergleich mit anderen Anbietern sei schwierig, da deren Programme entweder nicht alle Bedürfnisse Iphofens abdeckten oder zu umfangreich seien. Auch die Kosten mit einer Jahrespauschale von 2990 Euro und Tagessätzen von 800 Euro seien schwer kalkulierbar.

Der Rat stimmte dem Vorschlag zur Entwicklung und Installation des Tools zu. Die Kosten belaufen sich auf 12 580 Euro. Sollte Volkach sich ebenfalls anschließen, würden nur 8670 Euro fällig.