Frey hatte mit dem Schwarzen Buch (die Einträge gehen von 1476 bis 1534) den Anfang gemacht, ehe sich Kohlhaupt des Grünen Buchs (eine Fortsetzung des Schwarzen Buchs) und schließlich des Gelben Buchs (es enthält in erster Linie Abschriften von Urkunden vom 14. bis 18. Jahrhundert) annahm. Die Bezeichnungen basieren übrigens auf der Farbe des Einbands.
Bürgermeisterin Irmgard Krammer betonte in ihrer Laudatio: „In langjähriger Arbeit haben beide die drei ältesten Stadtbücher Gerolzhofens transkribiert. Sie haben damit nicht nur Entscheidendes zur Erhaltung des wohl größten Schatzes des Stadtarchivs geleistet, sondern auch einen Grundstein gelegt für eine neue Stadtchronik Gerolzhofens.“
Martin Frey, Jahrgang 1949, und Lehrer am Franken-Landschulheim Schloss Gaibach, nahm schon bald nach seinem Zuzug nach Gerolzhofen im Jahr 1987 Kontakt zum Stadtarchiv auf. Auch im erst 1981 gegründeten Historischen Verein engagierte er sich zunächst als dessen 2. Vorsitzender, und anschließend als dessen 1. Vorsitzender.
Als Nachfolger von Otto Weigand wirkte Martin Frey vom 1. Januar 1995 bis Mai 2003 als ehrenamtlicher Gerolzhöfer Archivpfleger. Seine eigenen historischen Interessen und Schwerpunkte lagen und liegen vor allem auf dem Gebiet der neueren und der Zeitgeschichte, wie die lange Liste der Veröffentlichungen belegt, die während seiner Zeit als Stadtarchivar aus den Beständen des Stadtarchivs erarbeitet worden sind, so Irmgard Krammer.
Rainer Kohlhaupt ist 1939 in Michelau geboren. Schon lange vor seiner Pensionierung war der Lehrer dem Historischen Verein beigetreten. Und als 1997 das Stadtarchiv und der Historische Verein zur Förderung des Interesses an Gerolzhöfer Geschichte die Bevölkerung dazu aufriefen, sich verstärkt in der ehrenamtlichen Aufarbeitung der Archivbestände zu engagieren, gehörte er zu den ersten, die sich meldeten.
Da man den ältesten und größten Schätzen des Stadtarchivs angesichts der Beschädigungen ihr Alter und den strapaziösen Gebrauch im Laufe der Jahrhunderte ansieht, beschloss Martin Frey etwas zu ihrer Sicherung zu unternehmen und die frühesten der rund 100 Bände der so genannten Stadtbücher zu transkribieren.
Die Idee dazu war ebenso einfach wie einleuchtend: Eine Transkription schont die Bücher, erleichtert dem Benutzer das Verständnis und legt die solide Grundlage für zukünftige, inhaltliche Forschung.
Der Weg dahin ist allerdings kein leichter, sondern schwer und lang. Selbst wenn man gelernt hat, die Handschrift zu entziffern, sind die Texte – auch weil uns die frühneuhoch-deutsche, stark regional eingefärbte Sprache nicht mehr geläufig ist – selbst für einen Fachmann schwer und langwierig zu lesen. Irmgard Krammer in ihrer Rede weiter: „Die ersten Wochen versteht man gar nichts oder sehr wenig und erst ganz allmählich wird man mit den Eigenheiten des früheren Schreibers vertraut und so ganz langsam beginnt man zu verstehen . . .“
Also machten sich Martin Frey und Rainer Kohlhaupt an die Arbeit, nicht ahnend, dass es im Schnitt zwei, drei Jahre dauern würde, um ein Stadtbuch in akribischer, also äußerst genauer Arbeit zu „übersetzen“, das Manuskript ins Reine zu bringen und den Band schließlich drucken lassen zu können.
Die Bürgermeisterin betonte: „Es sind also mehr als sechs Jahre Verzicht auf andere Freizeitbeschäftigungen, denen wir die Entstehung dieser bedeutenden Edition verdanken. Aber es ist weniger die viele Zeit, die geopfert wurde, für die hier der Ehrenpreis des Historischen Vereins verliehen wird, als vielmehr die besondere Idee und der lange Atem, sie auch zu Ende zubringen“.
Ein solches Projekt, so Irmgard Krammer, werde normalerweise nur durch historische Universitäts-Seminare geleistet oder im Rahmen von Forschungsprojekten oder Doktorarbeiten, gefördert durch staatliche Mittel oder/und Stipendien. Sie unterstrich: „Dass eine solche Edition durch den unermüdlichen Einsatz von Martin Frey und Rainer Kohlhaupt hier in dieser kleinen Stadt gelungen ist, gereicht der Stadt Gerolzhofen zum Ruhm und den beiden Editoren zur Ehre“.
Exemplare der bisher transkribierten drei Stadtbücher liegen unter anderem in der Bayerischen Staatsbibliothek in München und in der größten Bibliothek der Welt, der Library of Congress in Washington.
Irmgard Krammer an die Adresse von Frey und Kohlhaupt: „Sie sind Vorbilder, die es gilt, nachzuahmen und die dazu ermuntern, sich ebenfalls für die Gemeinschaft zu engagieren. Ihr sehr langer und zeitraubender Einsatz für die Stadtgeschichte ist ein kostbarer und unbezahlbarer Schatz.“