Beim Start im Juli 1984 waren die Festspiele noch eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Seit 2007 ist die Stadt Röttingen der Veranstalter. Da es sich bei einer GmbH nach deutschem Recht um eine juristische Person des Privatrechts handelt, hatten während dieser 23 Jahre nur die Gesellschafter Einblick in die Geschäftsbücher, sprich Bilanzen.
Mit dem Übergang der Spiele auf die Stadt Röttingen konnten die Bürger Röttingens bei der jüngsten Stadtratsitzung erstmals Zahlen über ihre Festspiele in Erfahrung bringen. Bisher war nur Vermutungen von riesigen Gewinnen bis hin zu tief roten Zahlen die Rede. Natürlich gab es sehr unterschiedliche Spielzeiten, ist man doch sehr vom Wetter abhängig. Die Konkurrenz wird von Jahr zu Jahr größer und der Euro sitzt auch nicht mehr so locker.
In Glanzzeiten passierten einschließlich des Kindertheaters bis zu 35 000 Besucher das Eingangstor zum Hof der Burg Brattenstein. Durch Verringerung der Vorstellungen und Reduzierung der Stücke beim Kindertheater hatten sich die Besucherzahlen nahezu halbiert.
Doch Dank einer Änderung des Spielangebots mit noch attraktiveren Stücken steigen die Zuschauerzahlen wieder. Trotz dieser positiven Entwicklung schlossen die Festspiele 2009 mit einem Defizit von 47 678,99 Euro ab. 2008 waren es noch 79 713,21 Euro. Dieses geringere Defizit ist vor allem auf den Rückgang bei Sachkosten und den erhöhten Einnahmen bei den Eintrittskarten zurück zu führen.
„Die Attraktivität der Festspiele für die Außenwirkung Röttingens ist weiter ungebrochen und somit auch unbestritten.“
Martin Umscheid Bürgermeister in Röttingen
Im Rahmen der neuen Versammlungsstättenverordnung musste im Ausweichspielort Burghalle ein zweiter Fluchtweg gebaut und weitere Baumaßnahmen getätigt werden. Diese Zusatzkosten betrugen 72 110 Euro, können aber nicht komplett den Festspielen zugeordnet werden, weil die Halle auch für andere Veranstaltungen genutzt wird.
Durch die Anschaffung einer neuen Tonanlage und Umstellung auf digitale Technik kam es zu einer weiteren außerordentlichen Großinvestition. Von diesen Kosten in Höhe von 41 300 Euro hat der Bezirk Unterfranken 20 000 Euro übernommen.
Wie der Festspielabrechnung zu entnehmen ist, betrugen die Gesamtausgaben im vergangenen Jahr 599 326 Euro. Allein die Aufführungsrechte und Urheberanteile betragen 26 714 Euro. Den Ausgaben stehen Einnahmen aus Eintrittsgeldern von 288 083 gegenüber. Der Freistaat Bayern, der Bezirk Unterfranken und der Landkreis Würzburg bezuschussten die Spiele mit insgesamt 105 550 Euro. Die weiteren Einnahmen setzten sich aus Spenden, Verkauf von Speisen, Getränken und Programmheften zusammen.
„Die Attraktivität der Festspiele für die Außenwirkung Röttingens ist weiter ungebrochen und somit auch unbestritten“, meint Bürgermeister Martin Umscheid und zeigte sich bei der Sitzung für das Spieljahr 2010 sehr zuversichtlich. Dank des sehr anspruchsvollen Programms 2010, bei dem einige Spieltage vom Musical „Evita“ oder „Die lustige Witwe“, eine Operette von Franz Lehar bereits ausverkauft sind.
Auch für die Zusatzveranstaltungen wie die Nestroy-Tannhäuser-Parodie am 7. August mit Robert Meyer und den „Neuen Wiener Concert Schrammeln“, die Musicalgala mit Peter Rapp (8. August) und dem Stargast 2010 Willi Astor am 19. Juli läuft der Vorverkauf sehr gut.