Wie viele politische Projekte, wurde Vorderobermeier zufolge auch die Einführung von Studienbeiträgen ohne lange Vorbereitungszeit „hoppla hopp“ realisiert. Das belastete die Mitarbeiter der Studentenkanzlei, die sich mit teilweise komplizierten Einzelfällen herumschlagen mussten. Viel Zeit verschlang die Befreiung von den Beiträgen. Arbeitsaufwändig war auch die Überprüfung der Darlehensanträge.
Seit dem Sommersemester 2007 müssen Würzburger Studenten im Zusammenhang mit der Einschreibung oder Rückmeldung 633,30 Euro überweisen. In diesem Betrag sind die Studiengebühren, der Semesterbeitrag und die Kosten für das Semesterticket enthalten. Rund 13 250 der insgesamt 18 730 Studenten überwiesen im Sommersemester den vollen Betrag. Fast jeder dritte Student wurde von den Studienbeiträgen befreit. Überraschend war laut Vorderobermeier, dass mehr als die Hälfte der befreiten Studenten aus einer kinderreichen Familie kam.
Fast 3000 Studenten erhielten im zurückliegenden Semester aus diesem Grund eine Befreiung. Der Nachweis, dass die Betreffenden mindestens zwei Geschwister haben, für die Kindergeld gezahlt wird, war nicht immer leicht, erläuterte Thomas Frisch, Leiter der Studentenkanzlei. Je mehr „Patchwork“ eine Familie aufweist, umso schwieriger sei der Nachweis. Als nicht immer reibungslos gestaltete sich die Zusammenarbeit mit der Familienkasse. Die hatte mit der Einführung des Elterngelds genug zu tun und war nicht begeistert über die zahlreichen Anträge auf Kindergeldnachweise. Problematisch für die Mitarbeiter der Zentralverwaltung ist laut Frisch, dass die Studenten in jedem Semester neu den Kinderreichtum ihrer Familie belegen müssen. Der bürokratische Aufwand werde deshalb auch nach der ersten Studienbeitragsstaffel nicht abnehmen.
Befreit wurden im Sommersemester 2007 auch 300 Studenten, die selbst Kinder haben. Außerdem waren knapp 390 ausländische Studenten und 70 Schwerbehinderte unter den Befreiten. In rund 450 Fällen wurde die Befreiung abgelehnt. Teilweise beantragten ganze Gruppen eine Befreiung. So lag ein Antrag von 60 Bulgaren auf Befreiung vor. Auch wurde darum gebeten, den etwa zehn Nonnen und Mönchen, die in Würzburg studieren, eine Befreiung zu gewähren. Was laut Frisch nicht möglich ist. Die jeweilige Kongregation müsse für studierende Ordensmitglieder zahlen.
Aufwändig war auch die Bearbeitung der Darlehensanträge. 560 Anträge auf einen Kredit von der KfW-Bank wurden vom Studentensekretariat weitergeleitet. Die Bank lehnte davon lediglich acht ab. Wer einen Kredit haben wollte, musste online einen 15-seitigen Antrag ausfüllen. Der Ausdruck wurde von den Mitarbeitern der Studentenkanzlei überprüft. Kleinere handschriftliche Korrekturen auf dem Papier waren nicht möglich. Tauchte ein Fehler auf, musste der komplette, online korrigierte Antrag neu ausgedruckt werden.
Die Einführung der Studienbeiträge konterkariert die Bemühungen der Zentralverwaltung, den bürokratischen Aufwand durch Online-Angebote zu reduzieren. Für viele Studenten ist eine Online-Rückmeldung nicht mehr möglich. Zu oft werden Nachweise benötigt, die in schriftlicher Form persönlich vorgelegt werden müssen.
Im vergangenen Wintersemester, dem letzten Semester ohne Studiengebühren, meldeten sich noch 70 Prozent der Studenten online zurück. Im Sommersemester waren es nur noch 30 Prozent.