Tausende Altakten umstecken, aufbereiten und einscannen. Das ist selbst für die erfahrenen Registratoren am Landratsamt Würzburg nicht zu schaffen, da sie nebenbei noch zahlreiche andere, laufende Aufgaben zu bewältigen haben. Das schreibt das Landratsamt Würzburg in einer Pressemitteilung, aus der auch die folgenden Informationen entnommen sind.
Trotzdem müssen die Altakten letztendlich ausgesondert werden, denn die Zentralregistratur platzt aus allen Nähten. Da auch in diesem Jahr die Aufbewahrungsfrist einer Vielzahl von Akten abläuft, müssen sie nun entweder vernichtet oder an das Staatsarchiv Würzburg abgegeben werden, so Registrator Daniel Herberich.
Da dieser aufwendige Prozess für die Zentralregistratur alleine nicht zu schaffen war, hat der Fachbereich Zentrale Dienste und Vergabestelle mit dem Staatsarchiv Würzburg erneut ein Aussonderungsprojekt erarbeitet: In Kooperation mit dem Schweinfurter Reha- und Arbeitswerk (RAW) sollen 1600 Aktenordner für das Staatsarchiv aufbereitet werden. Das sind circa 16.000 Einzelvorgänge, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bewältigen haben: "Von jeder Akte müssen die Heftklammern entfernt werden, dann werden sie auf eine andere Klammer aus Plastik aufgesteckt und mit Karton von beiden Seiten umschlossen", so Herberich.
Dringend benötigten Platz schaffen
Außerdem sollen im Zuge der Digitalisierung alle Akten mit einer besonders langen Aufenthaltsfrist eingescannt werden. Das betrifft zum Beispiel Unterlagen von Kindergärten oder zu Asylverfahren. Damit wird nicht nur dringend benötigter Platz geschaffen, sondern auch die Grundlage für eine elektronische, papierarme Aktenführung, Stichwort: e-Government.
Sowohl für die Aufbereitung als auch die Digitalisierung der Akten kommt nun das Reha- und Arbeitswerk der Lebenshilfe Schweinfurt ins Spiel. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des RAW sind Menschen mit psychischen Beeinträchtigungen, denen es ermöglicht werden soll, am Arbeitsleben teilzunehmen. Sie werden in den nächsten Monaten die 1600 Aktenordner für das Staatsarchiv aufbereiten und 855 Ordner für das Landratsamt einscannen, die danach wiederum an das Staatsarchiv gegeben werden.
Das Registratoren-Team am Landratsamt Würzburg freut sich sehr, dass es durch die Kooperation mit der Schweinfurter Lebenshilfe genau die Unterstützung bekommt, die es dringend braucht. Durch die Zusammenarbeit werden nicht nur die Mitarbeitenden des Landratsamtes entlastet, sondern auch eine soziale Einrichtung unterstützt.