Ein Blick in den Schrank der Hauptverwaltung offenbarte es: Für neue Aktenordner ist kein Platz mehr. Wie ist es um das Aktenarchiv im Dachgeschoss bestellt? „Es platzt aus allen Nähten“, antwortete Geschäftsstellenleiter Alexander Pfaff. Um der Aktenflut Herr zu werden, beschloss der Gemeinderat am Dienstagabend einstimmig, die Einführung einer elektronischen Aktenablage. Mit der Umstellung von Papier- auf Digitalakten soll noch in diesem Jahr begonnen werden. Schritt für Schritt sollen alle Abteilungen der Verwaltung innerhalb von zwei Jahren digitalisiert werden.
Bürgermeister Robert Hümmer (CSU) beschrieb zunächst den Ist-Zustand in der Verwaltung. Die tägliche Arbeit sei durch eine stetig wachsende Anzahl an Dokumenten, E-Mails, Schriftstücken und Daten geprägt. Bisher würden viele dieser Unterlagen papiergebunden oder nur teilweise digital erfasst.
„Dies führt zu einem hohen Zeitaufwand für das Auffinden, Ablegen und Archivieren von Dokumenten, zu fehlender Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsprozessen und einer kostenintensiven Aufbewahrung“, stellte der Bürgermeister fest. Mit der elektronischen Aktenablage sollen die Verwaltungsprozesse effizienter und transparenter gestaltet sowie der Zugriff auf Informationen schneller und gezielter ermöglicht werden.
Akten bereits digitalisiert
Sascha Köhler von „Digitalfabrix“, einem Tochterunternehmen der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) mit Sitz in München stellte eine solche vor. Der Berater für Digitalisierung wies zu Beginn seiner Ausführungen darauf hin, dass in Altenkunstadt Rechnungen, Personal- und Einwohnerakten bereits digitalisiert seien.
Als ein wichtiges Ziel nannte er das papierlose Arbeiten. Dienstleistungen sollen den Bürgern elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Als ein Beispiel nannte der Experte die Hundesteueranmeldung. „Auf der Website der Gemeinde befindet sich ein Formular zum Ausfüllen, das automatisiert an die Verwaltung weitergegeben wird“, sagte der Redner. Das von ihm vorgestellte System soll ein ortsunabhängiges Arbeiten, zum Beispiel vom Homeoffice oder von einem Außentermin aus ermöglichen.
Auch ein Datenaustausch mit anderen Behörden ermöglicht die elektronische Datenablage. Köhler empfahl der Gemeinde, die elektronische Aktenablage ab einem bestimmten Stichtag einzuführen. Die Grundlagen zur Handhabung des neuen Systems sollen den 15 Mitarbeitern in der Altenkunstadter Gemeindeverwaltung in einer halbtägigen Basisschulung vermittelt werden.
Mehrere Aufträge vergeben
Der Gemeinderat hatte in seiner Sitzung am 1. April unter Ausschluss der Öffentlichkeit mehrere Aufträge vergeben, die allesamt den dritten Bauabschnitt der Generalsanierung der Altenkunstadter Grundschule betreffen. Die Tore und Türen für die Sporthalle der Schule baut die Diaplan Innenausbau GmbH aus dem oberbayerischen Freilassing ein. Kostenpunkt: 105921 Euro.
Die Prallwandarbeiten durch die Hamberger Flooring GmbH & Co. KG aus Stephanskirchen in Oberbayern verursachen Kosten in Höhe von 87144 Euro. Die Trockenbauarbeiten für die Sporthalle führt die Heinrich Schmid GmbH & Co. KG mit Sitz in Grub am Forst zum Preis von 84257 Euro durch. Die Berliner Eversports GmbH verlegt den Boden in der Halle zum Preis von 62823 Euro.
Der finanziell größte Brocken sind die Außenanlagen der Sporthalle, die von der Weismainer Dechant Hoch- und Ingenieurbau GmbH für 273510 Euro gestaltet werden.