Auf in den Urlaub! Was für diejenigen, die dem Arbeitsplatz fernbleiben, zumeist mit Erholung verbunden ist, bedeutet für die zurückgebliebenen Kolleginnen und Kollegen im Betrieb oder Unternehmen oft Stress pur.
Häufig müssen sie zusätzlich zu ihrer eigentlichen Tätigkeit die Urlaubsvertretung übernehmen. Das kann Überlastung und Frust nach sich ziehen – vor allem, wenn sich Abwesenheiten im Team ballen. Was hilft gegen Frust?
1. Klare Absprachen treffen und Aufgaben priorisieren
Urlaub wird in der Regel etwas länger im Voraus geplant. «In Zeiten von dünner Besetzung hilft es daher, im Vorfeld Projekte und Arbeiten zu priorisieren», sagt Teresa Stockmeyer, Beraterin für Teamentwicklung in Hamburg.
Konkret heißt das: Welche Arbeiten müssen prioritär erfolgen, etwa wegen bestimmter Deadlines? Was kann gegebenenfalls auch ein paar Tage liegen bleiben? Welche Arbeiten lassen sich aufteilen? Zudem sollten Teams feste Vertretungsregeln etablieren, die Verantwortlichkeiten klar zuordnen und gegenseitige Unterstützung betonen.
Stockmeyer rät außerdem, jeden Tag «am besten gleich morgens» einen kleinen Check-in zu machen. Jeder erzählt, wie es ihm oder ihr gerade geht, wie die Arbeitslast aussieht und ob man gegebenenfalls Unterstützung benötigt. «Man kann auch kurz Priorisierungen besprechen, wenn man unsicher ist, was zuerst erledigt werden soll», so Stockmeyer.
Hilfreich kann sein, gegenüber Kunden und Geschäftspartnerinnen transparent zu agieren und bereits im Vorfeld auf etwaige urlaubsbedingte Verzögerungen hinzuweisen. «Das nimmt Druck von den Schultern der Daheimgebliebenen und stößt in der Regel auf großes Verständnis», sagt Fabian Krapf, Managing Partner bei IFBG (vormals: Institut für Betriebliche Gesundheitsberatung).
2. Anerkennung und Humor pflegen
«Offene Anerkennung für den Einsatz der Daheimgebliebenen motiviert und reduziert Frust», sagt Krapf. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten oder ein gemeinsames Dankeschön nach stressigen Phasen wirkten präventiv gegen Überlastung. «Ein wertschätzendes Miteinander und ein gutes Teamklima stärken zusätzlich die Resilienz in belastenden Zeiten.»
Was sonst in der personalarmen Zeit hilft: «Gelassenheit und Humor», sagt Teresa Stockmeyer. Auch gemeinsame Mittagspausen können ein gutes Gefühl vermitteln. Gleiches gilt für kleine Aufmerksamkeiten, etwa dass jemand Kuchen oder ein paar Kekse mitbringt.
Wichtig sind zudem Transparenz und gegenseitiges Verständnis. «Wenn Vertretungen nicht als Zusatzbelastung, sondern als Teil gemeinsamer Verantwortung verstanden werden, stärkt das den Teamgeist und reduziert Spannungen», sagt Fabian Krapf.
3. Selbstfürsorge im Auge behalten
Wer stressige Phasen im Job durchstehen will, sollte auch auf Selbstfürsorge achten. Das heißt: «Sich eigene Grenzen bewusst machen und immer wieder Erholungsphasen aktiv in den Arbeitsalltag einbauen», sagt Krapf. Das können etwa Mikro-Pausen mit Achtsamkeitsübungen oder ein Spaziergang in der Mittagspause sein.
Zur Selbstfürsorge gehört außerdem, ausreichend und gesund zu essen sowie für erholsamen Schlaf zu sorgen. «Das alles klingt so banal, wird aber häufig vernachlässigt, wenn die Personaldecke dünn ist», sagt Teresa Stockmeyer.
4. Richtig mit der Führungskraft kommunizieren
Kommt es doch dazu, dass man sich in der Zeit, in der man zusätzlich zum eigentlichen Job eine Urlaubsvertretung hat, überlastet fühlt, ist es wichtig, dies der Führungskraft mitzuteilen. «Entscheidend ist hierbei eine offene, klare, respektvolle und lösungsorientierte Kommunikation», sagt Fabian Krapf.
Beschäftigte sollten ihre Anliegen konkret formulieren und mit Lösungsvorschlägen verbinden. «Wer seine Bedürfnisse positiv ausdrückt, schafft eine gute Gesprächsbasis.» Ziel sei ein konstruktiver Dialog, der sowohl individuelle Entlastung als auch Teamstabilität fördert.
5. Ansprüche an sich selbst überprüfen
In Phasen, in denen sich die Abwesenheiten im Team ballen, sollten sich diejenigen, die nicht im Urlaub sind, immer wieder die Frage stellen: Was ist jetzt wirklich wichtig? Welche Sache will ich heute schaffen? «Und auch Not-To-do-Listen können helfen – also aufschreiben, was man heute oder die nächsten Tage nicht macht», sagt Teresa Stockmeyer. Oder erst dann, wenn Sache A, B oder C erledigt ist.
Sie rät unter Umständen auch «Mut zum Scheitern» zu zeigen und den Anspruch loszulassen, «dass alles exakt so läuft wie mit voller Besetzung». Das sei nicht realistisch.
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