Sie ist schnell, sicher und umweltschonend: Die Elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist im Kitzinger Rathaus längst Standard. Oberbürgermeister Stefan Güntner setzte nun seine Unterschrift unter die 10 000. E-Rechnung – natürlich nicht mit dem Kugelschreiber, sondern per Mausklick. Folgende Informationen sind einer Pressemitteilung der Stadt Kitzingen entnommen.
Vor zwei Jahren hat es der Gesetzgeber vorgegeben: Behörden müssen Rechnungen auf elektronischem Weg in Empfang nehmen können. „Wir wollten mehr“, erinnert sich Hauptamtsleiter Peter Grieb. Der gesamte Prozess rund um die Rechnung sollte digitalisiert werden – bis hin zur Überweisung. „Das spart eine Menge Zeit“, erklärt der stellvertretende IT-Leiter Wolfgang Zürrlein. Der Durchlauf innerhalb der eingebundenen Abteilungen ist zügiger, der gesamte Prozess wird automatisch angestoßen: Übernahme ins Rechnungseingangsbuch, Anlegen eines Vorgangs, Prüfung, elektronische Signatur via Zertifikat, Anordnungserstellung, Freigabe, Sollstellung, Auszahlung und Archivierung. Auf Wunsch landet die Rechnung schneller beim Kunden/Bürger, Skontoverluste werden reduziert. Von Beginn an sind alle Schritte nachvollziehbar, mögliche Verluste werden ausgeschlossen.
Auch die Umwelt profitiert von dem neuen Verfahren. Wurden früher sieben bis zehn Blatt Papier bei jedem einzelnen Rechnungsgang ausgedruckt, ist seither kein einziger Druckauftrag nötig. Fast 100.000 Blatt Papier konnten in kürzester Zeit eingespart werden.
Kommt doch noch eine Rechnung auf herkömmlichem Weg ins Rathaus, wird sie einmalig eingescannt und bis zur Auszahlung digital bearbeitet. Dank einem Softwarezertifikat ist die elektronische Signatur einer Rechnung noch dazu von überall aus möglich, auch aus dem Homeoffice.
Rechnungen können per Mail an folgende Adresse geschickt werden: rechnung@stadt-kitzingen.de