Kitzinger Rathaus im Wandel: Wie eine Behörde gegen das Chaos kämpft

Das Grauen hat einen Namen und ein Datum: Umzug der städtischen Musikschule im Sommer 2018. Da lief manches aus dem Ruder, weil – wie man so schön sagt – die rechte Hand nicht wusste, was die linke tat. „Fehler wären vermeidbar gewesen, wenn man alle Beteiligten rechtzeitig einbezogen hätte“, sagt Herbert Müller von der Hauptverwaltung im Kitzinger Rathaus. Aufgeschreckt von diesem Vorgang, schaltete sich die Abteilung Controlling ein. Die Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes regte an, möglichst zeitnah ein „Projektmanagement“ aufzusetzen. Was man früher Arbeitskreis nannte, soll künftig helfen, Prozesse zu optimieren, Kommunikation zu fördern, Synergien zu nutzen und Wissen zu teilen. Müller spricht von einem „wichtigen Instrument“, das intern forciert und nach außen wirken soll.

Die Vorgabe gilt nicht für Bauprojekte - noch nicht

Nun ist das Thema im Hauptausschuss des Stadtrats aufgeschlagen, wo es – neben viel Lob für das pragmatische Handeln der Verwaltung – manche Irritation gab. Manfred Paul (SPD) sprach eher von Prozess- als Projektmanagement und wollte die Vorgabe auch auf Bauprojekte der Stadt angewendet wissen. Dafür, erwiderte Peter Grieb vom Sachgebiet Personal und Organisation, gelte die Regelung aber gerade nicht. Noch nicht. Aus dem revolutionären wurde so nur ein „evolutionärer Ansatz“, wie Grieb es nannte, eine Sache also, die sich noch entwickeln kann. Fürs Erste gehe es darum, eine „andere Art der Zusammenarbeit“ zu finden, Dinge „auf den Punkt zu bringen und Knackpunkte zu ermitteln“.

Was aber soll künftig an das Projektmanagement delegiert werden, wenn reine Bauvorhaben davon ausgenommen sind? Herbert Müller nannte als „großes Thema“ die Digitalisierung im Allgemeinen und ein „Dokumentenmanagement“ im Besonderen. Oberbürgermeister Stefan Güntner (CSU) brachte ein „Vertragsmanagement“ ins Spiel, weil es „nicht mehr zeitgemäß“ sei, bei Bedarf durch zehn Abteilungen zu rennen und alle Akten zusammenzusuchen. Ein Paradebeispiel sei auch die Schaffung von Kindergartenplätzen. Hier wirkten mehrere Abteilungen zusammen: von der Bedarfsermittlung über die Planung bis zum Bau von Kitas. Wäre die Sache nicht schon weit fortgeschritten, wäre laut OB Güntner auch das neue Haus für Jugend und Familie ein klassischer Fall für das Projektmanagement gewesen.

Das Pilotprojekt galt einer komplexen EU-Richtlinie 

Pilotprojekt im Rathaus war die Umsetzung einer EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung. Länder und Kommunen mussten bis Frühjahr 2020 die Voraussetzungen dafür schaffen, dass Rechnungen digital gestellt und verarbeitet werden können. Auf Grundlage dieses erfolgreich ausgeführten Auftrags entwickelte die Verwaltung ein Projekthandbuch, in dem Ressourcen und Potenziale für künftige Vorhaben erfasst wurden. Es soll die Verwaltung in die Lage versetzen, alle Beteiligten rasch an einen Tisch zu bringen und Kompetenzen zu bündeln. Manfred Paul erinnerte an die gelebte Praxis bei seinem Arbeitgeber: „Wir machen seit 40 Jahren Projekt und lernen jeden Tag dazu.“