Der Bürgermeister dankte den engagierten Frauen und Männern in Helmstadt und Holzkirchhausen. Die Vereine seien es, die in den Gemeinden den Großteil des kulturellen Lebens tragen, den Menschen Angebote für Freizeit und Gesundheit böten und ohne die ein Ort nur eine tote Schlafstatt wäre. Ein Rückblick des Bürgermeisters ließ das vergangene Gemeindejahr noch einmal Revue passieren. Auch im neuen Jahr stehen wieder Bauprojekte, Reparatur- und Sanierungsmaßnahmen an, die die Marktgemeinde Helmstadt attraktiver machen.
Für besondere Leistungen ehrte Bürgermeister Edgar Martin zahlreiche Personen. „Die lange Liste der Geehrten zeigt deutlich das überaus aktive Gesellschafts- und Vereinsleben in unserer Gemeinde“, sagte Martin.
Der ehemalige Gemeinderat Werner Dietmar bekam bereits die Ehrenmedaille des Marktes Helmstadt. Gerhard Fiederling und Martin Pfreundschuh wurden für 30-jährige Tätigkeit als Feldgeschworene geehrt. Leo Streitenberger legte aus gesundheitlichen Gründen das Amt des stellvertretenden Kommandanten der Feuerwehr Helmstadt nieder. An seine Stelle trat Stefan Schmidberger.
Neun Jahre lang bekleidete Gerhard Heimann das Amt als Vorsitzender des Sportvereins SV Rot-Weiß Holzkirchhausen. Er stellte sich nicht mehr zur Wahl, ebenso wie sein Stellvertreter Erich Diehm und Vergnügungswart Wolfgang Wanner. Seit April 2009 leitet nun ein Quartett die Geschicke des SV Rot-Weiß Holzkirchhausen. Die Vorsitzenden sind Sabine Fuchs (Verwaltung), Michael Streitenberger (Finanzen), Richard Schenk (Medien) und Roland Knauer (Sport), der auch beim Ausbau des Mehrzweckraumes im Kindergarten Holzkirchhausen mit Ralf Büttner und weiteren Helfern fleißig zugepackt hat.
Im Jahr 2009 feierte der Kath. Frauenbund sein 25-jähriges Bestehen. Hier haben sich Johanna Bauer (18 Jahre Vorsitzende) und Brigitte Menig verdient gemacht. Seit 2004 sind Irene Fiederling, Ingrid Preinl und Ulrike Schlör im Vorstandsteam.
Mit bemerkenswerten Leistungen kultureller Art hervorgetan haben sich laut Bürgermeister Edgar Martin: Claus Müller aus Würzburg bei der Erstellung der Ortschronik von Helmstadt; Walter Hamm, Lehrer an der Hauptschule Helmstadt, der ein Buch über den Bruderkrieg von 1866 geschrieben hat; Bernd Schätzlein, der sich ebenfalls als Historiker für Helmstadt betätigt und an der Ortschronik mitgewirkt hat. Beliebt sind seine humorvollen Polizeidiener-Führungen in Helmstadt und auf dem Kulturweg.
Für den Sport engagierten sich: Reinhold Martin und Arnold Ament, zwei Gründungsmitglieder aus dem Jahr 1959 der Tischtennisabteilung des TV Helmstadt. Die 1. Mannschaft erkämpfte sich im Jubiläumsjahr 2009 den Aufstieg in die 2. Kreisliga Würzburg.
Seit zehn Jahren gestaltet ein Team das Ferienprogrammteam von Helmstadt. Dieses Team bestand von 1999 bis 2009 aus Stefan Wander und Karin Turmann. Neu haben sich dieser Aufgabe gestellt Annette Wander, Helga Bauer und Daniela Wiegand.
Sieben Blutspendern bezeugte der Bürgermeister seine Hochachtung. 25-mal Blut gespendet haben Heike Bopp, Gerald Kemmer und Thomas Kenklies, 50-mal Theresia Gleiter, Christa Bopp und Carmen Menig, 75-mal Gertrud Bauer.
Als „stille Helfer“ bezeichnete Bürgermeister Edgar Martin eine Gruppe von sieben Männern aus Holzkirchhausen, die das schmiedeeiserne Tor und die schadhafte Mauer des Friedhofs sanierten. Die Arbeiten seien fachmännisch ausgeführt worden. Die sieben „Baumeister“ waren Otto Abler, Oswald Volk, Herbert Lutz, Ulrich Künzig, Helmut Zeißner, Hans Lipp und Norbert Horn.
Alfred Bauer hat sich hier ebenfalls betätigt und erledigt seit vielen Jahren fachmännisch Schreinerarbeiten für den Bauhof. In den letzten Wochen hat er für die Aussegnungshalle ein neues Kreuz aus Eichenholz angefertigt. Ewald Bauer hat sich als sein Arbeitsfeld den Fuchsenpfad ausgewählt, den er pflegt. Rudolf Kemmer hat sich zur Aufgabe gemacht, den Gehweg um den Spielplatz an der Würzburger Straße zu pflegen. Harald Franz pflegt die Internetseite Helmstadt-Holzkirchhausen.de.