Viele Einzellösungen beschränkt auf bestimmte Einsatzgebiete prägen bislang die Digitalisierung im Frammersbacher Rathaus. Das war in der öffentlichen Germeineratssitzung der Ausgangspunkt zu diesem Thema. Wie es weiter und besser gehen könnte, skizzierte Sascha Köhler von der Firma Digitalfabrix, einem Tochterunternehmen der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB).
In der Verwaltung des Marktes Frammersbach laufen laut Bürgermeister Christian Holzemer bereits einige Dienstleistungen digital, also per Computer und Internet. Etliches an Software sei längst im Einsatz. Bei der Weiterentwicklung gehe es darum, dass die Schnittstellen funktionierten und nicht am Ende eines digitalen Vorgangs doch das Ausdrucken auf Papier stehe.
Holzemer wie auch der Referent von Digitalfabrix betonten, dass beim Entwickeln einer Strategie für die nächsten Jahre das Einbeziehen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheidend sei. Das Problem seit den Anfängen der Digitalisierung vor 16 Jahren sei, dass immer wieder ein neues Programm, noch eine Lösung und noch ein Handwerkszeug dazukämen, schilderten die beiden.
Viele Faktoren
"Wer bringt es zusammen?", fragte Köhler und brachte damit sich ins Spiel. Wie es in der Sitzung hieß, hat es bereits Gespräche in der Gemeindeverwaltung gegeben, um die Schwierigkeiten aufzuspüren. Was nun folge, bezeichnete Köhler als digitales Reifemodell. Bausteine seien dabei die vorhandene Software (Programme und Daten), Hardware (Geräteausstattung), die Politik, die Bürger und die Wirtschaft.
Neben dem Zuhören in Mitarbeiterinterviews, um die Sorgen und Nöte zu erfahren, gehe es ihm um das Aufbrechen des Denkens nur im eigenen Wirkungsbereich. Mitentscheidend auf dem Weg zur weiteren Digitalisierung im Rathaus seien gesetzliche Vorgaben wie das Online-Zugangsgesetz, die umgesetzt werden müssen.
All diese Faktoren seien zu berücksichtigen. Für die passende Lösung in Frammersbach werde kein eigenes System entwickelt, wie Norbert Meidhof (Freie Wähler) auf Nachfrage erfuhr. Es werde ein passendes Paket aus bereits entwickelten Bausteinen geschnürt, erläuterte Köhler: "Man muss nicht alles neu erfinden." Dabei gelte der Grundsatz, das Wichtigste zuerst. Mitzuberücksichtigen sei, dass in den nächsten Jahren ein erheblicher Personalwechsel erfolge, wenn die starken Jahrgänge in den Ruhestand gehen.
Nutzen deutlich machen
Armin Rüppel, Geschäftsleiter der Gemeindeverwaltung, nannte als praktisches Beispiel für das ganze Thema Rechnungen, die in verschiedenen Formaten in der Verwaltung ankommen. Hier sei es sinnvoll, eine Lösung zu finden, um die Überweisungen unabhängig vom Format automatisch auslösen zu können.
Den Nutzen deutlich machen und die Mitarbeiter nicht vergessen, um vom Althergebrachten wegzukommen, ergänzte Elisabeth Ruby (CSU) zum Vorgehen. Karlheinz Geiger nannte als Ziel, möglichst wenig Brüche an den Schnittstellen zu haben. Ganz ohne sogenannte Medienbrüche werde es nicht gehen. Gemeint ist damit zum Beispiel der Papierausdruck nach einem digitalen Vorgang.
Sandra Völp (SPD) erfuhr auf Nachfrage, dass Digitalfabrix als GmbH ihre Leistungen in Rechnung stelle und sich durch diese Einnahmen finanziert. Laut Bürgermeister liegt ein Angebot zunächst für das Aufstellen einer Strategie bei 17.600 Euro. Der Posten werde im Haushaltsplan für 2023 berücksichtigt.