Die Stadt Würzburg ist auf dem Weg zum papierfreien Rathaus. Nachdem bereits seit 2012 die Stadtratsmitglieder ihre teils umfangreichen Sitzungsunterlagen elektronisch im Computer abrufen können, haben ab sofort auch alle Bürgerinnen und Bürger diese Möglichkeit. Möglich macht dies das neue Bürgerinformationssystem, das ab sofort auf der Website der Stadt Würzburg (www.wuerzburg.de) frei geschaltet ist.
Schon lange existiert der Wunsch, die Sitzungsunterlagen des Stadtrats und seiner Ausschüsse, vor allem aber auch die gefassten Beschlüsse, öffentlich zugänglich zu machen. Das ist mit dem neuen System, das auf das schon bestehende rathausinterne Amts- und Ratsinformationssystem aufbaut, nun möglich. „Damit machen wir einen großen Schritt zu mehr Transparenz in Politik und Verwaltung“, sagte Uwe Zimmermann, der Leiter der Fachabteilung Zentrale Steuerung im Rathaus, bei einer Pressekonferenz des Oberbürgermeisters, bei der das neue System erstmals im Live-Einsatz vorgestellt wurde.
Während das Amts- und das Ratssystem nur rathaus- und verwaltungsintern zugänglich waren, ist das neue System im offenen Internet für jedermann erreichbar. Der Weg dorthin ist ganz einfach: Auf wuerzburg.de die Rubrik „BürgerInnen“ auswählen und dort den Menüpunkt „Bürgerinformationssystem“ anklicken. Dort gibt es eine kurze Einführung und Erklärung zu den einzelnen Links in der linken Spalte.
Unter „Sitzungskalander“ sind die bereits terminierten Sitzungen des Plenums und der Ausschüsse aufgeführt. Klickt man eine dieser Sitzungen an, findet man die jeweilige Tagesordnung in Stichworten. Dahinter befindet sich die Abkürzung „VO“, über die sich die komplette Sitzungsunterlage zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt aufrufen lässt.
Über den Menüpunkt „Sitzungsübersicht“ lassen sich Sitzungen eines bestimmtem Ausschusses auch über einen längeren Zeitraum zurückverfolgen. Auch hier lassen sich jeweiligen Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen per Mausklick aufrufen. Bei zurückliegenden Sitzungen gibt es zudem den Button „NIE“ (für Niederschrift), mit dem das Protokoll der Sitzung eingesehen werden kann. Darin findet man eine kurze Zusammenfassung der Debatte und die gefassten Beschlüsse zu den Tagesordnungspunkten. Wer möchte, kann hier auch nachsehen, welche Ratsmitglieder teilgenommen haben und ob und wann sie eventuell eine Sitzung vorzeitig verlassen haben.
Bei den meisten Tagesordnungen befindet sich zudem rechts oben der Link „Pressemappe“. Damit sind die kompletten Sitzungsunterlagen mit allen Beschlussvorlagen im PDF-Format abrufbar.
In der Menüleiste befindet sich zudem noch eine Recherchefunktion, in der nach bestimmten Begriffen gesucht werden kann. Danach werden die betreffenden Tagesordnungspunkte und Sitzungstermine angezeigt, in denen der Suchbegriff eine Rolle spielte.
Künftig soll das neue System täglich, wenn es sein muss, auch mehrmals aktualisiert werden. Auch Sitzungsinhalte, die die Verwaltung erst kurzfristig zur Verfügung stellen kann, werden dann online abrufbar sein. Das ist problemlos möglich, weil alle Dienststellen mit dem gleichen System arbeiten und darauf Zugriff haben.
Verwaltungsintern war die Bereitstellung des Bürgerinformationssystems ein wahrer Kraftakt, erläuterte Uwe Zimmermann. Denn diese Arbeit musste neben dem Alltagsgeschäft erledigt werden. Deshalb galt sein besonderer Dank Kathrin Ihls und Ralph Messerer, die in Kooperation mit vielen Mitarbeitern diese überaus komplexe Aufgabe bewältigt haben.