Wer seine Akten einfach im Altpapier entsorgt, dem drohen spätestens seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) empfindliche Strafen. Das gilt nicht nur für Unternehmen. Auch Vereine müssen aktiven Datenschutz betreiben und Akten oder elektronische Datenträger, die Informationen über Personen enthalten, ordnungsgemäß entsorgen.
Bei der Aktenvernichtung sind allerlei Richtlinien wie Schutzklassen und Sicherheitsstufen zu berücksichtigen. Klingt kompliziert. Doch professionelle Entsorgungsbetriebe bieten vom Container bis zur zertifizierten Aktenvernichtung ein Rundum-Sorglos-Paket.
Was muss man bei der Aktenvernichtung beachten?
Seit die DSGVO den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt, herrscht in vielen Betrieben noch immer große Unsicherheit. Dabei geht es oft gar nicht mal in erster Linie um die elektronische Datenverarbeitung. Eine so simple Frage wie, "Wohin mit den alten Aktenordnern?", bringt Geschäftsführer angesichts drohender Geldstrafen ins Schwitzen.
Jedes Unternehmen und jeder Verein muss nachweisen, dass alte Akten ordnungsgemäß vernichtet wurden. Der Nachweis wird erbracht, wenn ein gültiges Zertifikat eines Entsorgungsbetriebs vorgelegt werden kann. Dabei ist zu beachten, dass auch wiederum der Betrieb, der die Datenträger vernichtet, selbst ein gültiges Zertifikat besitzt.
Datenträgervernichtung nach DIN 66399
Wie in Deutschland üblich regelt eine Industrienorm (DIN), wie eine "datenschutzgerechte Vernichtung schutzwürdiger Unterlagen" (wie es so schön heißt) durchzuführen ist. Aktuell gültig ist die DIN 66399. Nach dieser DIN müssen auch die Entsorgungsanlagen geprüft sein, die die Datenträger schreddern.
Darin definiert sind Schutzklassen und Sicherheitsstufen, die letztlich regeln, wie grob oder fein die Akten zerpflückt werden.
Aktenvernichtung: Wie ermittle ich die Sicherheitsstufe?
Die für die Entsorgung relevanten Sicherheitsstufen unterteilen sich in sieben Abschnitte. Sicherheitsstufe 1 bis 3 regeln die Vernichtung interner Daten; für personenbezogene und vertrauliche Daten gelten die Stufen 3 bis 5. Für die Entsorgung geheimer Daten kommen die Stufen 4 bis 7 in Frage. Vereinfacht ausgedrückt wird in den Stufen geregelt, welche Größe die Papierschnipsel nach dem Schreddern der Akten noch haben dürfen: von daumendick (Stufe 1) bis Staub (Stufe 7).
Für die Entsorgung von Datenträgern gilt das Gleiche. Festplatten, Handys, USB-Stics oder CDs müssen ebenfalls nach DIN 66399 maschinell vernichtet werden.
Den meisten Unternehmen reichen die Sicherheitsstufen 3 und 4 aus, um mit der Aktenvernichtung dem Datenschutz zu genügen. Nur wenn Daten mit Geheimhaltungsstufe oder existenzielle Daten vernichtet werden müssen, geht es darüber hinaus.
Wer bietet eine DSGVO-konforme Aktenvernichtung?
Eines ist klar: Angesichts der doch rigiden Anforderungen an eine professionelle Datenträgervernichtung ist es mit dem elektrischen Aktenvernichter im Büro nicht getan. Abgesehen davon, dass der oftmals die Standards nicht erfüllt, stellt er auch kein Zertifikat aus. Für eine DSGVO-konforme Aktenvernichtung braucht es die Dienstleistung eines zertifizierten Entsorgungsbetriebs, wie beispielsweise von dem Unternehmen Karl Fischer & Söhne in Heidingsfeld.
Entsorgungsbetriebe bieten von der Beratung bis zur "Rund-um-Sorglos"-Aktenvernichtung alles, um einen ausreichenden Datenschutz zu gewährleisten. So können Sicherheitsbehälter und Container gemietet werden, in denen Akten gelagert und in regemäßigen Abständen abgeholt und entsorgt werden. Wer seine Akten lieber selbst zum Entsorgen bringt und zur Sicherheit dabei zusehen möchte, sollte auch diese Möglichkeit eingeräumt bekommen.
Die Mitarbeiter von Karl Fischer & Söhne beraten auch, nach welcher Sicherheitsstufe ein Unternehmen Akten vernichten muss und gewähren Datenschutzbeauftragten Einblick in den kompletten Entsorgungsprozess.
Was kostet professionelle Aktenvernichtung?
Der aktuelle Preis für die DSGVO-konforme Entsorgung von Aktenordnern ist überschaubar: Ein gut gefüllter Ordner wiegt etwa 2,5 Kilogramm und kostet in der Aktenvernichtung zirka 30 Cent. Dabei müssen die einzelnen Blätter nicht aussortiert werden. Die Aktenvernichtungsanlage schreddert den kompletten Ordner samt Deckel, Inhalt und Metall.
Die geschredderten Unterlagen werden übrigens recycelt und wieder zu Papier verarbeitet. Auch das regelt, wie sollte es anders sein, die DIN 66399.
Leistungen zur datenschutzkonformen Aktenvernichtung
Der Entsorgungsbetrieb Karl Fischer & Söhne bietet zum Beispiel folgende Leistungen
- Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, Art. 32 EU-DSGVO
- Verträge zu Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28, Absatz 3 EU-DSGVO
- Geschlossener Vernichtungsbereich
- Kameraüberwachung des gesamten Anlieferungs- und Vernichtungsprozesses
- Geprüfte Anlage nach DIN 66399 bis zur Sicherheitsstufe P4 mit Zertifizierung
- GPS-überwachte Fahrzeuge
- Abschließbare Rollbehäter und Container für Büro und Außenbereich
- Verpflichtung auf Vertraulichkeit
- Erstllung von Vernichtungsnachweisen
- Abholung und Selbstanlieferung möglich
Hier können Sie Ihre Daten zertifiziert vernichten lassen Akten und Abfälle richtig entsorgen bei Karl Fischer & Söhne GmbH & Co. KG, Winterhäuser Str. 108, 97084 Würzburg. Die Öffnungszeiten sind von Montag bis Donnerstag von 7:30 bis 16:00 Uhr und am Freitag von 7:30 bis 15:00 Uhr. Aktenvernichtungs-Aktion: Mittwoch von 08:00 bis 12:00 Uhr bietet das Unternehmen weiterhin die persönliche Aktenvernichtung an. Hier wird garantiert, dass die Maschine läuft (außer bei unvorhergesehenen Störungen an der Maschine). Für Fragen wenden Sie sich per Telefon an 09 31 / 61 00 5 - 0 oder per E-Mail an info@fischer-entsorgung.de. Weitere Informationen finden Sie unter www.fischer-entsorgung.de Dieser Artikel wurde im Auftrag des Anzeigen-Kunden erstellt. Geschrieben hat ihn ein Mitarbeiter der Kunden-Redaktion. Sie möchten selbst in dieser Form für Ihr Unternehmen werben? Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne. Einfach hier einen Termin vereinbaren.