Darf das Mail-Postfach im Job nur dienstlich genutzt werden, müssen Beschäftigte damit rechen, dass etwa ihr Teamleiter die Mails dort mitlesen darf - zum Beispiel, wenn sie selbst im Urlaub sind.
Datenschutz und Persönlichkeitsrechte müssen aber trotzdem berücksichtigt werden. Voraussetzung ist somit in der Regel, dass ein konkreter Anlass für den Zugriff vorliegt - etwa eine Vertretungssituation, wie es in einem Beitrag des Fachportals «Haufe.de» heißt.
Arbeitgeber können somit nicht einfach so oder dauerhaft im Dienstpostfach mitlesen. Beschäftigte können den Zugriff aber in der Regel auch nicht verwehren, wenn der Einblick ins Postfach zur Abwicklung laufender Geschäftsprozesse erforderlich ist. Das gilt vor allem beim ungeplanten Abwesenheiten.
Bei privater Nutzung ist ein Zugriff unzulässig
Anders sieht es hingegen aus, wenn Beschäftigte ihren geschäftlichen Mail-Account auch privat nutzen dürfen. Dem Beitrag zufolge wäre ein Zugriff ohne Zustimmung des betroffenen Arbeitnehmers hier «nicht nur unzulässig, sondern sogar strafbar».
Oft gibt es aber gar kein ausdrückliches Verbot für Beschäftigte, den Dienst-Account nicht privat zu nutzen. Oder Arbeitgeber wissen, dass Mailkonten privat genutzt werden und nehmen das hin. Auch dann ist es in der Regel unzulässig, wenn die Führungskraft ohne vorherige Zustimmung Mails mitliest.
Beschäftigte klären im besten Fall, ob sie ihren dienstlichen Mail-Account auch privat nutzen dürfen. Darüber hinaus helfen einheitliche Richtlinien, gemeinsame Postfächer oder automatische Weiterleitungen in Urlaubszeiten, Missverständnisse zu vermeiden.
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