In der Sitzung der Schulverbandsversammlung Helmstadt wurde darüber informiert, dass der Rechnungsprüfungsausschuss im Oktober die Jahresrechnung 2019 überprüft hat. Es wurden keine Prüfungsfeststellungen aufgenommen. Der Bericht der örtlichen Prüfung wurde bekannt gegeben. Die Verbandsmitglieder stellten den Gesamthaushalt mit der Summe von 976 430,29 Euro fest und erteilten der Jahresrechnung 2019 die Entlastung.
Der Schulverband hat im Rahmen der Förderprogramme Digitalisierung "Digitales Klassenzimmer", "Digitale Bildungsinfrastruktur" und "Sonderbudget Leihgeräte" Zuwendungen in Höhe von insgesamt gut 160 000 Euro in Aussicht gestellt bekommen. Bisher wurden Aufträge für Schul-IT, Medien- und IT-Ausstattung im Gesamtwert von gut 106 000 Euro vergeben. Der Rest soll noch ausgeschöpft werden.
Im Rahmen des Förderprogrammes "Investitionskosten für technische Maßnahmen zum infektionsschutzgerechten Lüften in Schulen" hat der Schulverband Helmstadt einen Antrag auf Förderung gestellt. Es wurden 31 CO2-Sensoren beschafft, die bis nach den Weihnachtsferien in den Klassenzimmern montiert sind.
Geschäftsstellenleiter Ralf Büttner gab der Schulverbandsversammlung ergänzende Erläuterungen zu Positionen des Verwaltungs- und Vermögenshaushaltes zur vorgelegten Haushaltssatzung für das Haushaltsjahr 2021. Die Versammlung beschloss die Haushaltssatzung im Verwaltungshaushalt mit einer Summe von 1 087 909 Euro und im Vermögenshaushalt mit einer Summe von 180 500 Euro jeweils in Einnahmen und Ausgaben.
Beim Stellenplan 2021 gab es zum Vorjahr keinerlei Änderung. Das Gremium beschloss den Stellenplan in der ihm vorgelegten Fassung.
Ralf Büttner erläuterte den Finanzplan und das ihm zugrunde liegende Investitionsprogramm für die Jahre 2020 bis 2024. Die Schulverbandsversammlung beschloss den Finanzplan.
Für die Durchführung der offenen Ganztagsschule an der Astrid-Lindgren-Grundschule (ALGS) im Schuljahr 2019/20 legte die Arbeiterwohlfahrt Bezirksverband Unterfranken e.V. den Verwendungsnachweis vor. Hier ergab sich ein Defizit von 2540,25 Euro, welches vom Schulverband beglichen wurde.
Seit dem Schuljahr 2015/16 wurde das Mittagsbetreuungsangebot durch ein offenes Ganztagesangebot ersetzt. Seither ist die AWO Unterfranken der Kooperationspartner der ALGS. Auch im Schuljahr 2020/21 wird dieses Angebot weitergeführt, welches durch Zuschüsse des Freistaates Bayern und des Schulverbands Helmstadt finanziert wird.
Mit der AWO Unterfranken wurde die Kooperationsvereinbarung über die Jugendsozialarbeit an der ALGS ab dem Schuljahr 2020/21 erweitert. Jenny Schulze ist seit 1. November mit 28,5 Stunden pro Woche an der ALGS tätig.
Die Stiftung Bildungspaket Bayern schreibt zusammen mit dem Bayerischen Staatsministerium für Unterricht und Kultus den Schulversuch "StarSV: starke Schulen – starker Verbund" aus. Ziel ist eine Stärkung der Mittelschulverbünde und ihrer Standorte. Damit sollen das Fortbestehen und die Weiterentwicklung eines attraktiven, qualitätsvollen und auf die Region abgestimmten Bildungsangebotes sichergestellt werden. Der Schulleiter der Mittelschule Waldbüttelbrunn teilte dem Schulverband mit, dass der Schulverbund Helmstadt-Höchberg-Waldbüttelbrunn eine Interessensbekundung zur Teilnahme an dem ausgeschriebenen Schulversuch abgeben wird.
Aufgrund fehlender Zustiegsmöglichkeiten in Waldbüttelbrunn nach Schulschluss in die Buslinie 472 wird nach Rücksprache mit der APG und dem Omnibusbetrieb Ditterich GmbH ab dem 11. Januar 2021 wieder um 14.54 Uhr die Haltestelle Waldbüttelbrunn-Bachtorstraße anstatt der Haltestelle Waldbüttelbrunn B8 angefahren.