Was früher die Post war, ist heute die E-Mail: Die elektronischen Botschaften sind so populär geworden, dass uns täglich eine immer größere Anzahl erreicht. Für viele Menschen stellt sich daher die Frage: Wie kann man die Übersicht behalten, wenn der Briefkasten überquillt und wie lässt sich die E-Mail-Flut beherrschen? Die zertifizierte Trainerin und gebürtige Gemündenerin Karina Treutlein aus Veitshöchheim hat Antworten auf die Fragen.
Mit ihrer Bucherscheinung „99 Praxistipps & Tricks mit Microsoft® Outlook® für Ihr erfolgreiches Zeitmanagement“ ist es der 44-jährigen Autorin gelungen, modernes Selbstmanagement mit dem E-Mail-Dienst Outlook zu kombinieren. Seit rund sechs Jahren gibt die zweifache Mutter als selbstständiger Business-Coach deutschlandweit Seminare und möchte nun mit ihrer Veröffentlichung den Fundus an Praxistipps allen Menschen zugänglich machen.
Frage: Frau Treutlein, was hat Sie zu Ihrem Buch und der dahinter stehenden Idee bewegt?
Karina Treutlein: Bei meinen Seminaren als Trainerin für Korrespondenz und Zeitmanagement hat sich herausgestellt, dass die tägliche E-Mail-Flut für viele Teilnehmer belastend ist. Da die meisten mit Microsoft Outlook arbeiten, waren Tipps zum Umgang mit dem E-Mail-Dienst stark gefragt. Wie ich festgestellt habe, hatte noch niemand etwas dazu veröffentlicht. Daraufhin habe ich Bücher zu Outlook studiert und mit meinen gesammelten Praxistipps kombiniert.
Welche Zielgruppe spricht das Buch an?
Treutlein: Im Endeffekt jeden, der mit E-Mails und Outlook arbeitet. Das Buch enthält zum Beispiel viele Tipps für Sekretariate, aber im Prinzip sind diese für jeden umsetzbar. Viele Menschen haben zwar eine EDV–Schulung besucht und wissen, wie man Mails verschickt, aber nicht wie man Hunderte beantwortet und den Überblick dabei behält.
Woher kommt ihrer Meinung nach die zunehmende E-Mail- und Aufgabenflut?
Treutlein: Vor rund drei bis vier Jahren gab es einen großen Wandel. Mittlerweile werden Mails wie Live-Chats benutzt. Diese Masse an Nachrichten gab es früher nicht. Heute verdoppeln sich die Informationen, da alles schnelllebiger ist. Daher haben die Menschen keine Zeit mehr, sich mit allen Mails zu beschäftigen. Das führt oft zu Missverständnissen in der Kommunikation, unter anderem durch unnütze Verteiler. Generell ist es heute so, dass weniger Menschen für mehr Arbeit zuständig sind, was das Grundstresslevel aller anhebt.
Was sind grundlegende Tipps, die jeder umsetzen kann?
Treutlein: Das Wichtigste ist, den E-Mail-Eingang zu strukturieren. Auch ein Suchordner kann sehr nützlich sein. Man legt alle Mails in diesem Ordner ab und findet sie über eine Suchfunktion wieder. Außerdem sollte man für ein konzentriertes Arbeiten sorgen, da Unterbrechungen oft Fehlerquellen darstellen.
Welche Erfahrungen haben Sie mit der E-Mail-Flut und den damit verbundenen Stress gemacht?
Treutlein: Als ich vor rund 16 Jahren noch als Rechtsanwaltsfachangestellte gearbeitet habe, hat mich das noch nicht betroffen. Durch den Schritt in die Selbstständigkeit und als Mutter von zwei Kindern bin ich heute so selbst organisiert und strukturiert, dass ich selten in Stress gerate.
Sind weitere Bücher geplant?
Treutlein: Derzeit arbeite ich bereits an einem zweiten Buch. Die Tipps aus der Praxis werden immer mehr.
Treutleins Buch „99 Praxistipps & Tricks mit Microsoft® Outlook® für Ihr erfolgreiches Zeitmanagement“ von Autorin Karina Treutlein ist ab sofort bei der Buchhandlung Hugendubel in Würzburg erhältlich sowie in Kürze auch im Bucheinzelhandel.