1054 Bedarfsgemeinschaften, die Arbeitslosengeld II – im Volksmund Hartz IV – beziehen, betreut das Jobcenter Rhön-Grabfeld aktuell. 300 Seiten umfasst eine durchschnittliche Akte. Ist sie Geschichte, lebt sie als Altakte zehn weitere Jahre im Archiv. Alles in allem ein kaum vorstellbarer Papierberg – schon in einem eher kleinen Jobcenter wie Rhön-Grabfeld.
Ab 18. Juni soll in Rhön-Grabfeld nun nach und nach Abhilfe geschaffen werden. Dann werde mithilfe der elektronischen Akte Zug um Zug die klassische Aktenhaltung abgelöst, informieren Christian Kullick, Leiter des Jobcenters Rhön-Grabfeld, und Kathleen Halbig, Teamleiterin Leistungsabteilung im Jobcenter und Einführungsverantwortliche für die E-Akte.
Eingehende Post wird digitalisiert
Seit zwei Jahren stellen die 303 Jobcenter deutschlandweit auf eine elektronische Aktenführung um, erklärt Kullick. Die Umstellungs-Reihenfolge sei zentral festgelegt worden. Die Jobcenter im Agenturbezirk Schweinfurt springen nun zusammen mit München und Nürnberg in der sechsten und letzten Welle auf den Zug der Digitalisierung auf. Dabei profitiere man natürlich von Vorerfahrungen der anderen Jobcenter.
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und elektronisch gespeichert wird. Bereits vorhandene Dokumente und archivierte Akten würden allerdings in der Regel nicht rückwirkend digitalisiert, so Halbig. Das wäre das zu kostspielig. So werde in der Übergangszeit in den nächsten Jahren noch ergänzend das händische Suchen und Nachblättern in Papier-Akten notwendig sein.
Vorauswahl in Bad Neustadt
Nur noch die Vorsichtung der Post erfolge im Jobcenter Bad Neustadt, der eigentliche Scanvorgang findet im Scanzentrum der Deutschen Post in Böblingen statt, wo Hochleistungsscanner pro Stunde rund 9000 bis 10 000 Blatt scannen und weitgehend automatisch der richtigen E-Akte zuordnen. Der zuständige Mitarbeiter in Bad Neustadt sieht dann in einem elektronischen Postfach, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist.
Der postalische Weg zum Scanner nach Böblingen führt über Schweinfurt und kostet bis zur Digitalisierung zwei Tage Zeit. Dringende Angelegenheiten würden deshalb im Rahmen einer Vorsichtung in Bad Neustadt herausgefiltert und zunächst direkt bearbeitet und erst anschließend gescannt.
Keine Originale einreichen
„Der Einhaltung des Datenschutzes wird bei alledem höchste Priorität eingeräumt“, versichert Kullick. Ein eigenes Netzwerk sorge für hohe IT-Sicherheit. Auch der Weg der Post unterliege strengsten Standards.
Für den Kunden gehe die Umstellung im besten Falle „geräuscharm“ vonstatten, so Kullick. Nach wie vor können Kunden die gewohnten Zugangswege zum Jobcenter nutzen, also den Briefweg oder Dokumente am Schalter abgeben. Einzig wichtige Neuerung: Eingereichte Unterlagen würden nach der Digitalisierung nur noch acht Wochen aufbewahrt und dann datenschutzkonform vernichtet. Weswegen er die Kunden bittet, nur noch Kopien einzureichen, es sei denn, es werde explizit nach den Originalen gefragt.
Anfragen schneller beantworten
Positiv bemerkbar machen könnte sich die E-Akte allerdings, so hofft man, in der Geschwindigkeit, in der Kunden Auskunft bekommen. Denn sofort nach dem Scanvorgang sei die Akte auf allen internen Bildschirmen verfügbar. Auch das Service-Center in Weiden, das alle Anrufe entgegennimmt, kann so direkt Einblick in die Akte nehmen und direkt Auskunft geben. Beispielsweise darüber, ob ein Dokument eingegangen ist oder nicht. Auf die in Rhön-Grabfeld liegende Papierakte hatte das Service Center keinen Zugriff und musste stets den E-Mail-Kontakt zum örtlichen Jobcenter suchen.