Die e-Vergeber: Willkommen im digitalen Marktplatz für Ausschreibungen

von Kai Dunkel
vom 28. Apr. 2020

Bei ihr hat es längst „klick“ gemacht: Sandra Wahler betreut bei der Main-Post das elektronische Vergabeportal, also den digitalen Marktplatz für öffentliche oder gewerbliche Ausschreibungen und Aufträge unterschiedlichster Art - vor allem von staatlichen und kommunalen Auftraggebern. Es ist ein relativ junges Geschäftsfeld. Eines das vielfältig ist. Und eines, das boomt. Rund 15.000 Veröffentlichungen sind aktuell dort online zu finden.

„Das stapelweise Ausdrucken, manuelle Kuvertieren und Versenden von Vergabeunterlagen hat längst ausgedient. Die neue, digitale Zeit hat auch in diesem Bereich begonnen“, sagt Wahler. Die 26-Jährige arbeitet seit Ende 2015 – nachdem sie ihr duales Studium beendet hatte – im Verlagsservice der Main-Post und findet: „Es ist ein spannender und abwechslungsreicher Job!“

Schneller, einfacher, bequemer

Das e-Vergabeportal der Main-Post bietet sowohl Auftraggebern als auch potentiellen Bietern viele Optionen. Und vor allem viele Vorteile wie etwa Sicherheit und bequeme Bedienbarkeit: „e-Vergabe ist ja keine komplette Änderung meiner bisherigen Vergabepraxis. Im Gegenteil. Es ist einfacher, schneller und kann Papier komplett ersetzen – nicht wie bei meiner Steuererklärung, wo jeder Beleg ja aufgehoben werden muss“, erklärt Sandra Wahler. Viel mehr Kunden sind erreichbar und somit viel mehr Angebote einholbar. „Man spart sich Zeit, Arbeit und Kosten in jeglichem Vergabeverfahren – vom kommunalen, beschränkten bis zum EU-weiten egal ob mit oder ohne Teilnahmewettbewerb.“

Rund-um-Sorglos-Paket

Kommunen, Stadtwerke, Landratsämter, private Bauträger, Wohnungsbaugesellschaften, Krankenhäuser – die Kunden sind bunt gemischt und schätzen das e-Vergabeportal der Main-Post. „Wenn sie einen Auftrag haben, loggen sie sich einfach ein und werden vom System ganz leicht durch alle auszufüllenden Punkte geführt.“ Dabei stehen den Kunden auch Fristenrechner, automatische Prüfmechanismen sowie Weiterleitungen an alle Pflichtportale von Bund oder EU zur Verfügung.

„Und am Ende sagen sie einfach: Jetzt veröffentlichen!“ Zum Rund-um-Sorglos-Service der Main-Post gehört zudem, dass Wahler dafür sorgt, dass bei Bedarf auch Printanzeigen geschaltet werden.Diese Mischung garantiert größtmögliche Reichweite – in beide Richtungen. Ein klassischer Fall von Angebot und Nachfrage auf einem Portal eben

Erfahrung und permanente Weiterentwicklung

Wahler ist nicht nur die Frau hinter Bits und Bytes hinter Screen und Mausklicks. Sie ist auch direkte Ansprechpartnerin. Am Telefon und persönlich vor Ort: „Ich richte Kunden-Accounts ein, halte Schulungen oder führe auch mal komplett online durchs Portal.“ Natürlich bedient die 26-Jährige aber auch das Backoffice und koordiniert die enge Zusammenarbeit mit dem Technologiepartner „aumass eVergabe Deutschland“. Permanente Pflege, Anpassungen oder Hilfestellungen – all das ist auch ihre Welt. Durch den Experten aumass wird das Portal stetig aktualisiert, um ein effizientes Werkzeug für einen erfolgreichen Einkauf zu sein und zu bleiben. „Obwohl das Main-Post e-Vergabeportal recht frisch am Markt ist, profitieren unsere Kunden von über 20 Jahren Erfahrung in der Vergabepraxis.“

Nutzerzahl steigt stetig

Manchmal muss Wahler in Sachen Internet noch Überzeugungsarbeit leisten: „Wir müssen auch Vertrauen für das Digitale schaffen.“ Dann zeige sie dem Kunden das Portal - und der erkenne dann meist sehr schnell selbst, dass es die umfangreichen Vergaberegeln rechtskonform umsetzt und dabei intuitiv und einfach zu bedienen ist. Auch Aktenberge und Verfahrensfehler können so vermieden werden. „Das Portal dokumentiert ja wirklich alles bei einer Ausschreibung, ist also sicherer und bequemer als Papier. Man erleichtert sich das Procedere sogar extrem.“

75 Jahre Main-Post: Sandra Wahler       -  Sandra Wahler betreut ein Portal für digitale Ausschreibungen.
Sandra Wahler betreut ein Portal für digitale Ausschreibungen. Foto: Daniel Peter

Zudem können die Kunden ihre Anzeigen tracken, sehen also wie viele Angebote und von wem eingehen oder angesehen wurden. Auch die freie Wirtschaft entdecke das Main-Post e-Vergabeportal nach und nach und schreibt dort aus, beobachtet Wahler. Und so steigt die Zahl der Nutzer stetig. Egal ob ein neuer Kindergarten gebaut, ein Feuerwehrauto angeschafft, eine Straße oder ein neuer Klinikflügel gebaut werden soll - all das und vieles mehr findet sich eben schnell und übersichtlich auf evergabe.mainpost.de

„e-Vergabe ist nicht komplett anders, sondern vor allem einfacher, schneller und kann Papier komplett ersetzen.“
Sandra Wahler, Betreuerin e-Vergabeportal

Wenn Sandra Wahler sich mal nicht um das e-Vergabeportal der Main-Post und die Kunden kümmert, dann liebt sie es, neue Länder zu entdecken. Zuletzt etwa war sie auf Kuba. Außerdem spielt sie Korbball und tanzt in einer Plantanz-Gruppe. Die tritt meist auf Kirchweih- oder Erntedankfesten in Unterfranken auf. „Wir sind für die Stimmung verantwortlich!“, lacht Wahler, die gemeinsam mit ihrem Freund den traditionellen Rundtänzen frönt. Privat braucht sie – im Gegensatz zu ihrem Job - kein e-Vergabeportal.

Zahlen und Fakten zur E-Vergabe
  • seit Mai 2018 online
  • 15.000 aktuelle Ausschreibungen auf evergabe.mainpost.de inkl. Partnerportale; davon 500 direkt aus Mainfranken
  • Entwicklungen 2020: Fristenrechner, Terminexport in Mail-Kalender uvm.

Der Autor

Kai Dunkel

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Kai Dunkel